Vergaderen is niet echt iemand z’n hobby. Veel mensen beschouwen het als een noodzakelijk kwaad, terwijl er net zo goed mensen zijn die er wel plezier in hebben. Misschien doe je het nog op je werk, omdat je nog niet pensioen bent. Of misschien zit je ergens in een bestuur of een raad waar er ook regelmatig vergaderd wordt. Dan herken je vast wel het feit dat hoe langer de vergadering duurt, hoe lager de kwaliteit van de vergadering en de concentratie van de deelnemers wordt. Dat noopt tot verbeteringen om ervoor te zorgen dat de kwaliteit en de concentratie toch op peil gehouden kan worden. Daarom bespreken we in dit artikel drie tips om aangenamer te vergaderen die je zou kunnen inbrengen op je werk of bij het orgaan waar je aan vergaderingen deelneemt.
Comfortabele stoelen
Zeker bij lange vergaderingen is comfort een element dat om de hoek kunt komen. Achter de computer profiteren de meeste mensen van een comfortabele ergonomische stoel. Bij vergaderingen is het zitcomfort vaak echter helaas van een geheel andere orde. Dit terwijl het wel echt een rol speelt in de kwaliteit van de vergadering. Deelnemers die oncomfortabel beginnen te worden, zijn immers ook niet meer scherp en willen vooral graag dat de vergadering voorbij is. Dat komt hun input en geduld niet ten goede. Daarom is het een goede en verstandige investering om te zorgen voor comfortabele vergader stoelen waar mensen, jezelf incluis, het langer op kunnen volhouden zonder oncomfortabel te worden op hun stoel.
Plan pauzes
Een andere manier om lange vergaderingen aangenamer en kwalitatief beter te houden, is om er een of meerdere pauzes in te plannen. Dan geef je deelnemers de gelegenheid om even de benen te strekken en het hoofd weer even ‘leeg’ te maken. Zo kan men na de pauze fris en met nieuwe energie terug de vergadering in en er weer optimaal aan deelnemen. Het voelt misschien als verspilde tijd, omdat het dan alleen maar langer duurt voordat de vergadering afgelopen is, maar kan het echt voor zorgen dat de kwaliteit van de vergadering verbetert. Overigens hoeft deze maatregel niet in plaats van de eerdergenoemde comfortabele vergaderstoelen te zijn, maar kunnen ze natuurlijk allebei geïmplementeerd worden.
Zorg voor variatie
Niemand wordt er energieker van door lang achter elkaar hetzelfde te moeten doen. Dat principe geldt zeker ook bij vergaderingen. Als dat lang achter elkaar hetzelfde gaat, gaat de energie eruit. Om dat te voorkomen, is het belangrijk om waar mogelijk variatie aan te brengen. Dat kan het afwisselen van discussie met visuele illustraties zijn, maar je kunt er ook voor kiezen om gedurende de vergadering ook een moment te nemen om de deelnemers in groepen op te delen die ieder voor zich een brainstormsessie of iets dergelijks gaan houden. Dat is vaak ook stimulerender voor de creativiteit en samenwerking, want in een grotere groep is het moeilijker om tot je recht te komen.
Ook al heb je misschien niet zelf de leiding op de plek waar je deelneemt aan vergaderingen, dat neemt niet weg dat je niet het voortouw kunt nemen in het aangenamer maken van de vergaderingen voor iedereen. Breng jouw suggesties in tijdens de vergadering en kijk er of er steun voor is. Het is immers voor iedereen beter als men zich comfortabel en scherp blijft voelen gedurende de hele vergadering. Je zit er immers niet om je tijd te verdoen door zo’n vergadering uit te zitten, maar om een kwalitatieve inhoudelijke bijdrage te leveren.
